Documentazione aziendale ordinata: una mission impossible? Forse no!

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Anno dopo anno all’interno di ogni azienda documenti amministrativi e relativi alla sicurezza sul lavoro affollano gli archivi sovraccaricando la memoria di ogni impresa.

Tutti i documenti archiviati devono poter essere consultati e controllati entro un termine adeguato, tuttavia in molti casi la gestione documentale, per quanto ordinata, non consente di ritrovare i documenti nei tempi richiesti senza uno sforzo immane e un’ansia crescente nel “delegato alla ricerca di tali documenti” (aumento di stress lavoro correlato, clima aziendale negativo, possibili abbassamenti delle difese immunitarie con conseguenti assenze dal lavoro…).

Sulla “tenuta della documentazione” relativa alla sicurezza vi sono esplicite regole fissate all’art.53 del Testo Unico (D.Lgs.81/08).

Al comma 1 di tale articolo viene concesso l’utilizzo di “sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione” prevista dal T.U..

Sfera Ingegneria, mediante il progetto Solv.ing e l’utilizzo del software Zucchetti “Safety Solution”, consente ad ogni azienda di gestire l’elaborazione e la gestione dei documenti per la sicurezza oltre a fornire una panoramica più che completa su struttura e organici aziendali.

I tecnici di Sfera Ingegneria si occuperanno di studiare insieme all’azienda le procedure più dinamiche e in linea con l’organizzazione aziendale in modo da ottimizzare i tempi e definire tutte le modalità di utilizzo del software.

Solv.ing infatti consente all’azienda di creare, gestire e archiviare la documentazione aziendale in modo che ogni operazione effettuata sia univocamente riconducibile alle persone responsabili che effettuano l’accesso al sistema (così come richiesto al comma 2 lett.c art.53 D.Lgs.81/08).

Modelli di organizzazioni e gestione, procedure di sicurezza, sistemi di gestione: con Solv.ing la loro gestione è molto più rapida e all’avanguardia. I tempi di recupero di un semplice attestato di formazione vengono notevolmente ottimizzati permettendo quindi di rimanere, in caso di richieste documentali da parte di enti o amministrazioni pubbliche, in un clima aziendale non teso, ottimizzare il lavoro in azienda e quindi poter dedicare più tempo ad altre attività.

Come espresso dall’art.54 del D.Lgs.81/08, la trasmissione di documentazione e le comunicazioni ad enti o amministrazioni pubbliche possono avvenire mediante sistemi informatizzati nel formato e nelle modalità richieste dalle strutture riceventi, quindi…BINGO: Solv.ing è completo!

C’è chi dice che “il problema della procrastinazione è che sembra esserci fin dall’inizio dei tempi”. Differenziati da questi aforismi, Solv.ing è la strada!

 

Per informazioniinfo@sferaingegneria.com – tel.  055 895 2563.

Ludovica Faldi, Divisione Tecnica.

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