Documenti e Sicurezza: l’importanza di un archivio ordinato

DVR, DUVRI, documenti vari, attestati di formazioni, nomine, deleghe, autorizzazioni e molto altro.

Quante volte vi siete chiesti se “la sicurezza” non risulti altro che un archivio disordinato in cui accumulare tutti i documenti che un Organo di vigilanza, un Ente di certificazione oppure il Consulente in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro possono andare a “spulciare” e richiedere.

L’ordine è importante: aiuta a definire al meglio le idee e favorisce una corretta gestione della documentazione e di eventuali problemi facendo emergere tutte le possibili soluzioni.

Ma come si tiene la documentazione relativa alla Salute e Sicurezza sul lavoro?
Cartaceo o informatica? La documentazione deve essere tenuta nella maniera più ordinata possibile, ma è altrettanto vero che meno spazio occupa meglio è.

L’art.53 del D.Lgs.81/08 permette l’impiego di Sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione sulla sicurezza sul lavoro a patto che:

• possano accedervi solo i soggetti espressamente abilitati dal datore di lavoro;
• non possano essere modificati se non da personale autorizzato e deve comunque sempre rimanere indicazione della data di modifica e del nome identificativo di chi ha effettuato il cambiamento;
• sia sempre possibile riprodurre su supporti a stampa le informazioni contenute nei supporti di memoria;
• sia garantito il salvataggio in modo che alcun virus o guasto informatico infici sulla corretta tenuta della documentazione;
• sia presente una procedura per la corretta gestione operativa del controllo informatico.

La documentazione, qualsiasi sia il suo formato (elettronico o cartaceo), deve essere conservata sempre nel rispetto del Codice della Privacy.

Sfera Ingegneria, mediante il progetto SOLV.ING e l’utilizzo del software Zucchetti “Safety Solution”, consente ad ogni azienda di gestire l’elaborazione e la gestione dei documenti per la sicurezza oltre a fornire una panoramica più che completa su struttura e organici aziendali.