La riunione periodica: consigli per l’uso

La riunione periodica per la sicurezza è un momento strategico per la pianificazione della gestione della sicurezza nei luoghi di lavoro, che mette a confronto i diversi soggetti chiamati in causa.

QUALI SONO LE AZIENDE CHE HANNO L’OBBLIGO DI ORGANIZZARE LA RIUNIONE PERIODICA?

Le aziende con più di 15 addetti.

QUAL E’ IL SOGGETTO SU CUI RICADE L’OBBLIGO DI INDIRE LA RIUNIONE PERIODICA?

Il datore di lavoro, per quanto possa delegare un dirigente o il Servizio di Prevenzione e Protezione.

Si suggerisce di individuare uno strumento che attesti la convocazione della riunione periodica (convocazione vidimata dai destinatari, pec, raccomandata).

La mancata organizzazione della riunione periodica è sanzionabile con una ammenda da 2.192,00 a 4.384,00 euro.

CON QUALE PERIODICITA’ DEVE ESSERE INDETTA LA RIUNIONE PERIODICA?

Almeno una volta l’anno o, comunque, in occasione di modifiche sostanziali dell’attività, esposizione a rischi, introduzione di nuove tecnologie per consentire un confronto preventivo circa le eventuali misure da adottare.

CHI DEVE OBBLIGATORIAMENTE PARTECIPARE ALLA RIUNIONE PERIODICA?

• Datore di Lavoro o suo referente
• RSPP
• RLS
• Medico competente

Si evidenzia che il datore di lavoro potrà delegare un suo referente, tenuto conto che questo soggetto potrebbe essere sottoposto a scelte circa l’attuazione degli interventi proposti nel corso della riunione.

L’assenza di uno o più dei suddetti soggetti rende nulla la riunione periodica.

POSSONO ESSERE CONVOCATI ALTRI SOGGETTI?

Sì. Potranno tornare utili al confronto interventi di dirigenti con ruolo strategico nella gestione della sicurezza, preposti, consulenti.

QUALI SONO GLI ARGOMENTI CHE DEVONO ESSERE OBBLIGATORIAMENTE DISCUSSI NEL CORSO DELLA RIUNIONE?

• Documento di valutazione dei rischi
• L’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria
• I criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale
• I programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori ai fini della sicurezza e della protezione della loro salute

La mancata trattazione di uno o più dei suddetti argomenti è sanzionabile con una sanzione amministrativa pecuniaria da 2.192,00 a 7.233,60 euro.

CHE CONTRIBUTO DARA’ IL DATORE DI LAVORO O IL SUO REFERENTE?

Oltre ad essere messo al corrente circa le eventuali attività proposte, il suo ruolo sarà fondamentale qualora debbano essere approvati degli interventi.

CHE CONTRIBUTO DARA’ IL RSPP?

Il RSPP sarà la principale “fonte di notizie” per quel che concerne i risultati della valutazione dei rischi, delle attività di monitoraggio, del piano di interventi attuato e da proporre, del piano formativo, i DPI. Sarà con ogni probabilità questo soggetto a proporre eventuali spunti di miglioramento da attuare nel futuro.

CHE CONTRIBUTO DARA’ IL MEDICO COMPETENTE?

Il medico competente, oltre al fondamentale rapporto circa i risultati statistici della sorveglianza sanitaria, contribuirà al confronto circa la valutazione dei rischi, gli interventi da proporre, i DPI, la formazione. Si raccomanda di coinvolgerlo e richiedere un suo giudizio circa i temi trattati.

CHE CONTRIBUTO DARA’ IL RLS?

In un’ottica di collaborazione il ruolo consultivo del RLS sarà fondamentale per il confronto; potrà egli stesso suggerisce interventi che saranno valutati in riunione o, comunque, potrà esprime un costruttivo giudizio circa le attività svolte e il piano degli interventi proposto.

Ricordate che nella riunione periodica si trattano solo temi inerenti il miglioramento dello stato di salute e di sicurezza dei lavoratori sul lavoro!

E’ OBBLIGATORIO REDIGERE IL VERBALE DELLA RIUNIONE?

Sì. Deve essere firmato dai partecipanti e messo a loro disposizione.

La mancata redazione del verbale comporta una sanzione amministrativa pecuniaria da 548,00 a 1.972.80 euro.

IN RIFERIMENTO ALL’ARGOMENTO “DOCUMENTO DI VALUTAZIONE DEI RISCHI” QUALI SONO GLI ARGOMENTI DA TRATTARE?

• Analisi dei rischi e interventi attuati dall’ultima riunione periodica.
• Eventuali interventi da proporre per la eliminazione o mitigazione dei rischi.
• Risultati ottenuti in termini di attenuazione dei rischi dopo aver attuato gli interventi proposti.
• Risultati ottenuti dalla “misurazione” di eventuali esposizioni ad agenti fisici ed agenti chimici.
• Eventuali interventi attuati o da pianificare, non indicati nel documento di valutazione dei rischi, ma emersi nel corso del continuo aggiornamento della valutazione dei rischi.

IN RIFERIMENTO ALL’ANDAMENTO DEGLI INFORTUNI, DELLE MALATTIE PROFESSIONALI E DELLA SORVEGLIANZA SANITARIA QUALI SONO GLI ARGOMENTI DA TRATTARE?

• Statistiche degli infortuni che, se effettuate con una buona raccolta dati, permetteranno di identificare eventuali criticità in Azienda: reparti o mansioni più a rischio, fascia di età più esposta, periodi dell’anno a maggior indice infortunistico, orario di lavoro con più probabilità di accadimento dell’evento dannoso
• Rapporto statistico da parte del medico competente circa i risultati della sorveglianza sanitaria condotta
• Promozione di eventuali interventi di mitigazione del rischio qualora i risultati di cui sopra non fossero confortanti

IN RIFERIMENTO ALLA FORMAZIONE QUALI SONO GLI ARGOMENTI DA TRATTARE?

• Attività formativa svolta nel periodo dopo la pregressa riunione periodica
• Rapporti circa l’efficacia della formazione svolta riscontrata durante il lavoro
• Promozione dell’attività formativa da pianificare
• Campagne informative condotte e da pianificare
• Rapporti circa le indagini condotte sulla percezione e comprensione della informazione

IN RIFERIMENTO ALL’ARGOMENTO “DPI” QUALI SONO GLI ARGOMENTI DA TRATTARE?

• Rapporto circa la distribuzione dei DPI come prima fornitura o sostituzione
• Risultati del monitoraggio circa l’utilizzo dei DPI da parte dei lavoratori
• Eventuali criticità riscontrate nell’ergonomicità dei DPI o loro inadeguatezza per la protezione dei lavoratori
• Budget destinato alla fornitura dei DPI

COSA E’ UTILE PORTARE AD UNA RIUNIONE PERIODICA?

• Documento di valutazione dei rischi
• Reportistica circa lo stato di avanzamento degli interventi pianificati nella pregressa riunione periodica
• Rapporto circa gli interventi utili al miglioramento delle condizioni di lavoro individuati dopo la pregressa riunione periodica
• Documentazione attestante le statistiche degli infortuni e delle malattie professionali, ma anche eventuali rapporti circa i near miss registrati in Azienda
• Eventuale reportistica circa l’attività di distribuzione dei DPI (moduli di consegna DPI, rapporto complessivo circa la distribuzione)
• Piano formativo attuato, pianificato e da pianificare
• Campagne informative attuate, pianificate e da pianificare