MAIL E SMARTPHONE: UTILITA’, CONTROLLO E PRIVACY

Mail e smartphone aziendali? Si possono controllare senza limiti?

Spesso capita che ai lavoratori dipendenti venga assegnata una mail aziendale e consegnato uno smartphone per facilitare l’attività lavorativa.
In un mondo in cui ogni informazione è collegata alla tutela della privacy, l’azienda può controllare le informazioni contenute negli strumenti aziendali date al lavoratore?
A tale domanda il Garante della privacy ha risposto con un provvedimento del 22 dicembre 2016 in cui viene detto “No a controlli indiscriminati su mail e smartphone aziendali”.

Il provvedimento ha interessato il comportamento di una multinazionale ed è nato da un reclamo di un dipendente che aveva lamentato accessi della società sui dispositivi in dotazione al fine di acquisire informazioni private sia durante il lavoro sia dopo il licenziamento. Dopo ciò il Garante ha effettuato dei controlli per stabilire la veridicità o meno del reclamo e tali controlli hanno evidenziato i comportamenti irregolari dell’azienda come ad esempio copia automatica della posta elettronica e la sua conservazione per dieci anni; accesso a tutti i messaggi; casella email attiva anche dopo il licenziamento; controllo da remoto degli smartphone…
È stato quindi stabilito che “Il datore di lavoro non può accedere in maniera indiscriminata alla posta elettronica o ai dati personali contenuti negli smartphone dato in dotazione al personale. Pur avendo la facoltà di verificare l’esatto adempimento della prestazione professionale ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, deve in ogni caso salvaguardarne la libertà e la dignità, attenendosi ai limiti previsti dalla normativa. La disciplina di settore in materia di controlli a distanza, inoltre, non consente di effettuare attività idonee a realizzare, anche indirettamente, il controllo massivo, prolungato e indiscriminato dell’attività del lavoratore. I lavoratori, poi, devono essere sempre informati in modo chiaro e dettagliato sulle modalità di utilizzo degli strumenti aziendali ed eventuali verifiche”.